Laat ik beginnen met een makkelijke bekentenis: ik haat vergaderingen op het werk en daarbuiten. En ik weet zeker dat ik niet de enige ben. Er zijn weinig dingen waarover werknemers het zo snel eens lijken te zijn als vergaderingen. Er zijn er te veel en ze duren te lang. En hoe vaak dacht je niet al dat de vergadering waarin je je zit te vervelen absoluut ook een mail had kunnen zijn. Alleen komt er nu slecht nieuws voor wie daar graag over klaagt: al dat vergaderen is misschien toch minder nutteloos dan we denken. Heb getwijfeld om erover te bloggen, maar ik moet intellectueel eerlijk zijn, dus hier het verhaal.

In een nieuwe working paper van David Deming en collega’s koppelden ze een bevraging bij ruim 9.000 Noorse werknemers aan administratieve gegevens over onder meer lonen, bedrijven, omzet en loopbanen. Het gaat voorlopig wel om een NBER Working Paper, dus nog niet om een peer-reviewed publicatie.

Om te beginnen: we (of toch zeker de Noren) vergaderen inderdaad behoorlijk veel. De gemiddelde werknemer in hun steekproef spendeert 4,7 uur per week in vergaderingen. Dat is ongeveer 12 procent van een werkweek van 37,5 uur. Voor werknemers die regelmatig vergaderen loopt dat op tot gemiddeld ongeveer 80 minuten per werkdag.

Dat alles kost bedrijven uiteraard bakken geld. De onderzoekers schatten dat vergaderingen ongeveer 14 procent van de totale loonkost vertegenwoordigen. Omgerekend gaat het om ongeveer 9.000 dollar per werknemer per jaar. En dat is nog een onderschatting, want voorbereiding, opvolging, verplaatsingen en de mentale kost van voortdurend schakelen tussen taken zitten daar niet eens ingecalculeerd.

Je zou dus kunnen denken: als vergaderen zoveel kost, dan zijn bedrijven die veel vergaderen misschien gewoon slecht georganiseerd. Ik zou het denken, ik beken, maar nee.  De bedrijven waar meer wordt vergaderd zijn namelijk niet de zwakkere bedrijven. Integendeel: werknemers in bedrijven met hogere lonen en hogere omzet blijken gemiddeld meer te vergaderen. Dat lijkt tegenintuïtief, omdat de opportuniteitskost van een vergadering daar net groter is. Een uur vergaderen met dure werknemers kost nu eenmaal meer dan een uur vergaderen met goedkope werknemers. Moest bij het lezen van dit onderzoek trouwens heel de tijd aan deze klok denken 

Bovendien lijkt het niet simpelweg zo te zijn dat die bedrijven in alles beter georganiseerd zijn. Andere kenmerken van de werkplek, zoals duidelijke rollen, gedeelde verantwoordelijkheid, steun binnen het team of verbondenheid, hangen veel minder sterk samen met de lonen of de omzet van een bedrijf. Het is vooral de intensiteit van de vergaderingen die eruit springt.

Wat doen we nu allemaal tijdens meetings naast ‘in de duik’ mails beantwoorden? Het gaat dan vooral om dingen die moeilijk volledig alleen kunnen: plannen maken, problemen oplossen, projecten coördineren en informatie uitwisselen. Administratie, netwerken, training of informeel praten blijken uit dit onderzoek veel minder vaak de belangrijkste reden voor een vergadering, al kan bijvoorbeeld informeel babbelen wel gebeuren natuurlijk.

Dat past bij hoe de onderzoekers dit alles interpreteren. Misschien moeten we vergaderingen niet alleen zien als tijd die verloren gaat aan praten, maar ook als een investering in wat ze organizational capital noemen. Complexe organisaties bestaan uit mensen die allemaal een stukje kennis bezitten. Iemand moet ervoor zorgen dat die stukjes bij elkaar komen. Of iets, en dat iets zijn dus meetings.

En dan is er ook nog dit: werknemers die meer tijd in vergaderingen doorbrengen, gemiddeld ook sterker vooruitgaan in de loonverdeling. Een stijging van één standaarddeviatie in wekelijkse vergadertijd hangt samen met ongeveer 0,47 percentielpunt extra jaarlijkse groei in loonrang. Van alle onderzochte activiteiten op het werk blijkt vergadertijd zelfs de sterkste positieve voorspeller van die loonontwikkeling te zijn. Meer vergaderen betekent meer kans op hoger loon?

De onderzoekers vinden ook een mogelijke verklaring. Werknemers in omgevingen waar veel wordt vergaderd, geven aan dat ze meer leren op het werk. En vooral tijd doorbrengen met collega’s die hoger in de hiërarchie staan, hangt samen met sterkere loonontwikkeling. Dat past bij het idee dat vergaderingen niet alleen dienen om werk af te stemmen, maar ook om ervaring en kennis over te dragen.

Er zit wel een belangrijke beperking aan dit onderzoek, en dat zeg ik niet enkel omdat ik teleurgesteld ben in de eindconclusies. Dit onderzoek levert namelijk geen causaal bewijs dat meer vergaderen mensen productiever maakt of ervoor zorgt dat ze meer gaan verdienen. Ambitieuzere werknemers kunnen bijvoorbeeld terechtkomen in functies waarin ze zowel vaker moeten vergaderen als sneller carrière kunnen maken. Mensen met complexere verantwoordelijkheden kunnen om precies dezelfde reden meer vergaderen én meer verdienen. De onderzoekers waarschuwen hier expliciet voor.

Er is bovendien een merkwaardig tijdsprobleem. De onderzoekers meten de vergadergewoonten via een survey uit 2025, terwijl de loonontwikkeling die ze analyseren betrekking heeft op 2022 tot 2023. Ze moeten dus aannemen dat de vergadercultuur van werknemers en bedrijven voldoende stabiel is doorheen de tijd.

De onderzoekers vatten zelf mooi samen wat ze nu weten: vergaderingen zijn misschien de broccoli van het werk. We hebben er vaak een hekel aan, maar dat betekent nog niet dat ze slecht voor ons zijn.