Ik hou niet zo van vergaderen, wie wel? Maar deze zijn (heel) soms noodzakelijk.
Vond deze 6 tips om vergaderingen efficiënt en effectief te houden:
1. Hoeveel kost deze vergadering?
Begin elke interne vergadering met het bedrag te noteren hoeveel geld de vergadering kost (aantal personen maal tijd maal gemiddelde loon per uur en schrijf dit op het bord. Dit wijst alle deelnemers er op dat vergaderen tijd en geld kost. Vergaderingen zijn investeringen, of zouden het moeten zijn.
2. Geef aan waar je wil landen
Voor je begint, geef je duidelijk aan wat er op het einde van de vergadering moet bereikt zijn. Wat moet er veranderd zijn op het einde van de meeting? Moet het beleid veranderd zijn? Een strategie bepaald?
Als je mensen samenbrengt moet het zijn om iets te veranderen, te ontwikkelen of om iets op te starten. Informatie delen, op de hoogte houden of om de neuzen in de zelfde richting te krijgen, zijn slechte redenen om te vergaderen. Daar bestaan andere tools voor. Vergader om iets te doen!
3. Beperk je topics
Als je de topic-lijst beperkt tot niet meer dan 3 onderwerpen, zal je het aantal deelnemers en de tijd kunnen beperken.
4. Hou de tijd onder controle
De voorzitter houdt de tijd in de gaten en verdeelt duidelijk de verschillende tijdframes voor elke deelnemer. Geef aan voor elk onderwerp hoe veel tijd er kan besteed worden. Als de tijd op is, geef aan hoeveel extra tijd er eventueel kan komen of beslis om op basis van het gezegde een besluit te nemen.
5. Stop mensen die herhalen
De beste voorzitters van vergaderingen zal een deelnemer of deelnemer die dingen herhalen afblokken met de boodschap dat blijkbaar alles gezegd is omdat de vergadering zichzelf begint te herhalen. Als niemand nog iets nieuws kan aanvullen, kan er overgegaan worden tot een beslissing.
6. Eindig met “Commitments & Time Frames”
Elke goede vergadering eindigt met duidelijkheid over wie wat gaat doen en een concrete tijdsplanning.
En, hebben jullie nog tips?
Leuk artikel. Ik heb een paar aanvullingen (de eerste is een redelijke open deur, maar wordt toch nog weleens vergeten):
– Verzamel van te voren de agenda punten en maak een agenda.
– Staand vergaderen. Dit zorgt voor een actieve houding en doordat iemand niet achter een tafeltje zit, kun je meer lichaamstaal zien. Als het goed is draagt dat ook bij aan een kortere vergadertijd.
– Werk met een actie- en besluitenlijst. Dit voorkomt dat iemand die veel praat/herhaalt ‘aandacht’ krijgt in de notulen en dit legt de focus op de zaken die echt bijdragen aan een goede vergadering.
Bedankt voor de aanvulling!
Veel vergaderingen zijn recurrent en vinden plaats ook al zijn er geen of onvoldoende punten om over te vergaderen. Stel dit in vraag. Moeten we hier nu echt over vergaderen?
Inderdaad!
Hah – my favorite cup of tea!
– Bekijk kritisch de deelnemerslijst (op veel vergaderingen zit veel volk “die toch moeten weten wat er gezegd wordt”, zonder enige “accountability” of “responsibility” te hebben)
– Vraag als voorzitter op ’t einde feedback. wat was goed, wat kon nog beter een volgende keer? Zoals René zegt – werk met een actie- en besluitlogboek, maar overloop dat ook nog eens op’t einde (zo weet iedereen concreet wat er genoteerd werd, en moet ook geen formeel verslag meer gemaakt worden (tenzij expliciet nodig)).
– Overloop de ganse vergaderingsreeks van je afdeling. Hangt alles logisch aan elkaar? Hoe frequent loopt elke meeting? Wie zit waar? Speel je kort genoeg op de bal (beter elke dag 10 minuten voor een whiteboard staan dan om de maand vier uur in een zaal kruipen).
– Een sturingsmeeting moet… euh… sturen. En sturen doe je op basis van feiten en cijfers. Ik weet dat “critical performance indicators” niet het meest sexy topic is, maar ik leerde wel de kracht van het sturen op (de juiste) cijfers.
Bekijk ook hoe Larry Page meetings bij Google verbeterde
http://articles.businessinsider.com/2012-01-10/tech/30608563_1_google-decision-maker-meeting
Prima aanvulling, bedankt!