Ik hou niet zo van vergaderen, wie wel? Maar deze zijn (heel) soms noodzakelijk.

Vond deze 6 tips om vergaderingen efficiënt en effectief te houden:

1. Hoeveel kost deze vergadering?

Begin elke interne vergadering met het bedrag te noteren hoeveel geld de vergadering kost (aantal personen maal tijd maal gemiddelde loon per uur en schrijf dit op het bord. Dit wijst alle deelnemers er op dat vergaderen tijd en geld kost. Vergaderingen zijn investeringen, of zouden het moeten zijn.

2. Geef aan waar je wil landen 

Voor je begint, geef je duidelijk aan wat er op het einde van de vergadering moet bereikt zijn. Wat moet er veranderd zijn op het einde van de meeting? Moet het beleid veranderd zijn? Een strategie bepaald?

Als je mensen samenbrengt moet het zijn om iets te veranderen, te ontwikkelen of om iets op te starten. Informatie delen, op de hoogte houden of om de neuzen in de zelfde richting te krijgen, zijn slechte redenen om te vergaderen. Daar bestaan andere tools voor. Vergader om iets te doen!

3. Beperk je topics

Als je de topic-lijst beperkt tot niet meer dan 3 onderwerpen, zal je het aantal deelnemers en de tijd kunnen beperken.

4. Hou de tijd onder controle

De voorzitter houdt de tijd in de gaten en verdeelt duidelijk de verschillende tijdframes voor elke deelnemer. Geef aan voor elk onderwerp hoe veel tijd er kan besteed worden. Als de tijd op is, geef aan hoeveel extra tijd er eventueel kan komen of beslis om op basis van het gezegde een besluit te nemen.

5. Stop mensen die herhalen

De beste voorzitters van vergaderingen zal een deelnemer of deelnemer die dingen herhalen afblokken met de boodschap dat blijkbaar alles gezegd is omdat de vergadering zichzelf begint te herhalen. Als niemand nog iets nieuws kan aanvullen, kan er overgegaan worden tot een beslissing.

6. Eindig met “Commitments & Time Frames”

Elke goede vergadering eindigt met duidelijkheid over wie wat gaat doen en een concrete tijdsplanning.

En, hebben jullie nog tips?